Projektplan

Der Vorstand besteht aus fünf Mitgliedern; einem Vorsitzenden, dem Schatzmeister, der Schriftführer sowie zwei allgemeinen Vorstandsmitgliedern.

Aufgaben und Kompetenzen

Jedes Vorstandsmitglied und jeder Ehrenamtliche hat die Aufgabe und als primäres Ziel, alles daran zu setzen, um das gesetzliche Ziel und die resultierenden Abläufe erfolgreich durchzuführen.

Das Vorstandsmitglied, das ein bestimmtes Interessengebiet vertritt, ist im Prinzip die Person, die im Namen der Stiftung nach außen auftritt. Der Vorsitzende und, wo relevant, andere Vorstandsmitglieder werden vorher darüber informiert.

Der Vorsitzende:

• Allgemeine Leitung der Stiftung;
• Das Gleichgewicht innerhalb der Organisation überwachen, hauptsächlich in Bezug auf Arbeitsbelastung und Zusammenarbeit;
• Vorstandssitzungen ausschreiben;
• leitet die Vorstandssitzungen;
• delegiert die Arbeiten zu den Vorstandsgliedern;
• tritt nach außen auf und vertritt die Stiftung, delegiert es jeweils an andere Vorstandsmitglieder;
• informiert rechtzeitig über das, was nach außen übermittelt wird, zumindest in der nächsten Vorstandssitzung.

Der Schriftführer:

• • Führen der ein- und ausgehenden Korrespondenz (eMails u.s.w.);
  • Ein- und ausgehende Dokumente/Korrespondenz, eMails u.s.w. archivieren;
  • Der Überblick über Datenbestände behalten, wie von Vorstandsmitgliedern, Ehrenamtlichen, anderen Mitarbeitern, Computerdateien, Verschiedenes und dergleichen;
  • Protokollieren und Erstellen von Berichten von Vorstandssitzungen.

Der Schatzmeister:

• Ist primär für die finanzielle Administration verantwortlich;
• Macht die Buchhaltung oder läßt diese unter seiner Verantwortung ausführen;
• Stellt das jährliche finanzielle Budget der Stiftung auf;
• Erstellt jährlich die separaten Projektbudgets der Stiftung oder pro Projektdauer (oder begleitet diese);
• Berichtet periodisch dem Vorstand über die finanziellen Entwicklungen;
• Bereitet die finanzielle Dokumentation vor, die für das Erstellen des jährlichen Finanzberichtes nötig ist, sowie den Prüfbericht des Rechnungsprüfers.

Andere Vorstandsmitglieder:

Können spezifische Interessengebiete unter sich haben, wofür sie primär verantwortlich sind und wofür sie periodisch, mindestens in den Vorstandssitzungen, über die Entwicklungen berichten sollen.

Projektleiter/Projekt Manager in Europe:

• Ist primär für das Projekt verantwortlich;
• Periodische Rückmeldung der Entwicklungen des Projekts an den Vorstand;
• Gibt dem Vorstand Empfehlungen zum Projekt, die innerhalb der Entwicklungen und Zielsetzung der Stiftung geeignet sind;
• Gibt Anweisungen an den lokalen Projektleiter;
• Ist die erste Kontaktstelle für den lokalen Projektleiter;
• Ist im Auftrag der Stiftung autorisiert, das Projekt nach außen hin zu vertreten;
• Regelt alles im Rahmen des Projektplans und im Interesse des Projektes;
• Bleibt in Kontakt in Bezug auf die Entwicklung des Projektes vor Ort durch regelmäßige Kommunikation mit dem lokalen Projektleiter und Besuche vor Ort; zudem bleibt er periodisch mit den Mitarbeitern und den Ehrenamtlichen in Kontakt, damit in der Praxis ein realistisches Bild der Durchführung des Projekts existiert;
• Kann durch regelmäßigen und guten Kontakt mit den Projektausführungen vor Ort rechtzeitig Signale aufnehmen, damit die nötigen Maßnahmen ergriffen werden können, um das Projekt oder seine Auswirkung rechtzeitig anzupassen;
• Arrangiert finanzielle Angelegenheiten in enger Absprache mit dem Schatzmeister;
• Berichtet regelmäßig über die finanziellen Angelegenheiten, damit Kosten und Nutzen in Bezug auf das Projekt exakt und transparent sind und bleiben.

‘Local Project Coordinator’:

• Gibt Rechenschaft, primär an den Geschäftsführer oder seinen Vertreter, in wessen Rahman das Projekt fällt, ab;
• Ist primär verantwortlich für die Durchführung des Projekts;
• Ist das Bindeglied für Personen, die innerhalb des Projektes Arbeiten ausführen;
• Wird, wo nötig, bei der Ausführung des Projekts nach außen hin auftreten und pflegt Kontakte mit Instanzen und Personen, die für einen guten Verlauf des Projekts nützlich und notwendig sind;
• Kann beauftragt werden mit der Rechenschaftspflicht in finanziellen Angelegenheiten, welche spezifisch i. A. des Projekts bestehen;
• Kann zu einem gewissen Umfang beauftragt werden, Gelder auszugeben und andere Kosten zu verursachen, die sich im Rahmen des genehmigten Haushaltsplans des Projekts befinden;
• Informiert den ersten verantwortlichen Geschaftsführer über Entwicklungen oder Situationen, die das Projekt betreffen, die über seine/ihre Verantwortlichkeit oder Wissen und Kenntnis hinausgehen;
• Gibt periodisch Auskunft über den Verlauf des Projekts, mindestens zwei Mal pro Jahr, oder so oft, wie nötig.